Il ne s’agit pas de bien recruter, ce qui n’est déjà pas une mince affaire, il faut aussi faire en sorte que cette nouvelle personne recrutée s’intègre bien dans l’équipe.
En effet, en 2024, plusieurs études estiment que 30 à 40% des recrutements se traduisent par des échecs. Et le coût d’un échec en recrutement est estimé à 1,5 fois le salaire annuel du poste. Les principales causes identifiées sont la mauvaise définition du besoin (fiche de poste et attentes), un processus de sélection inadapté, et une intégration ratée. Si vous avez suivi mes conseils dans l’article « Recruter, c’est un vrai métier ! », vous ne devriez pas être trop concerné par les 2 premières causes. Mais concrètement, ça signifie quoi « bien intégrer un nouveau collaborateur » ?
Soigner l’arrivée le premier jour
Eh bien, cela consiste en tout premier lieu à considérer que l’arrivée d’une nouvelle personne dans l’équipe est un événement important pour toute l’équipe et qu’il faut donc avoir informé tout le monde de l’arrivée d’un nouveau ou d’une nouvelle dans l’entreprise. Rien de pire que de se sentir comme un cheveu sur la soupe le premier jour.
Et ensuite, cela passe par tout un tas de détails qui ont leur importance et qui, par souci d’efficacité, doivent être formalisés dans un processus d’onboarding, autrement appelé un planning d’intégration.
Tout d’abord, lorsque le collaborateur arrive, les formalités administratives doivent avoir été accomplies : déclaration préalable à l’embauche, contrat de travail, visite médicale. Il vaut mieux éviter de mettre dans le contrat de travail des clauses que le nouvel arrivant découvrira au moment de son arrivée : période d’essai, mobilité professionnelle, exclusivité ou non-concurrence. La transparence est un fondement de la confiance.
Le poste de travail est prêt : un bureau et une chaise, un ordinateur en ordre de marche, identifiant et mot de passe connus, accès à l’ensemble des logiciels nécessaires. Ou, s’il s’agit d’un travail plus artisanal : outils, matériel, équipements de protection individuelle à disposition, véhicule, etc.
Si le collaborateur a besoin d’avoir une clé ou un badge d’accès au bâtiment, cela a été anticipé.
Et, bien évidemment, vous l’aurez prévenu de l’heure à laquelle il doit arriver et du nom de la personne qui va l’accueillir. Son responsable direct est présent et a prévu de consacrer du temps à son accueil le premier jour. Il lui propose un premier échange convivial : un café par exemple, et il évite que le nouveau se retrouve seul pour déjeuner le jour de son arrivée.
S’il rejoint une équipe, il est présenté à l’ensemble de ses collègues et fait le tour des locaux ou des installations.
Idéalement, un temps est pris dès le premier jour pour approfondir ce qui a déjà été évoqué en entretien : qui sont les clients ? Quels sont les projets ou les chantiers en cours ? Quel est l’organigramme de la structure ? Cela peut être formalisé dans un livret d’accueil, mais une présentation orale étayée suffit.
Un temps est pris pour détailler le contenu de la fiche de poste au nouvel arrivant afin qu’il puisse mieux comprendre les attentes de l’entreprise par rapport au poste qu’il va occuper.
Cette première journée est donc une journée de découverte au cours de laquelle on ne doit pas laisser le nouveau, qui n’en sait pas encore assez, seul. Et après ?
Un planning d’intégration bien préparé
Un tuteur, qui peut être le responsable hiérarchique ou un collègue, a été préalablement désigné pour suivre l’intégration du nouveau : bonne compréhension des enjeux, des méthodes, suivi de l’acquisition des connaissances et compétences nécessaires. Même s’il n’assure pas toute la formation au poste lui-même, il est le fil rouge pour le nouveau.
Cela signifie qu’un planning d’intégration a été établi avec des grandes échéances permettant de s’assurer que tout avance dans le bon sens. Ce sont des étapes à valider. C’est dans ce planning que l’on retrouvera les formations internes ou externes (habilitations réglementaires par exemple) qui auront été planifiées à l’avance.
Un suivi régulier
Ne l’oublions pas, la plupart des contrats stipule une période d’essai (et je vous conseille fortement d’en prévoir une) et celle-ci sert à s’assurer que tout se passe bien, d’un point de vue technique et d’un point de vue humain. S’il y a un doute d’un côté ou de l’autre, il ne faut pas hésiter à la renouveler formellement si la convention collective le permet
Le suivi du collaborateur pendant la période d’essai en particulier, et dans les premiers mois de manière générale, doit être régulier. Le responsable direct doit faire le point avec le tuteur sur l’avancement de la formation du nouveau, mais aussi sur son intégration au sein de l’équipe. Et c’est à lui de rencontrer régulièrement le nouvel arrivant en entretien, afin de recueillir son ressenti et ses éventuelles difficultés. L’objectif de ces entretiens est de renforcer le lien de confiance et d’ajuster les modalités d’intégration et les moyens à mettre en œuvre : travail en doublon sur certains sujets, formation plus poussée sur les logiciels, rencontre avec tel client en binôme, etc.
Comment être sûr que la personne est bien intégrée ?
Si tant est que l’on puisse en être certain, les échanges avec elle, la façon dont elle se comporte avec ses collègues et les clients sont de bons indices. Et il faut aussi prêter attention à la façon dont les membres de l’équipe l’accueillent. Certains peuvent être effrayés par l’arrivée d’un nouveau collègue, avoir peur de perdre des prérogatives, de l’importance, ou devoir changer des habitudes « à cause » des suggestions du nouveau.
Au-delà de soigner l’intégration du nouveau, il est donc nécessaire de prendre soin de l’équipe en place.
Dans ce contexte, l’accompagnement par un DRH externalisé vous permet de prendre du recul, de préparer au mieux et d’identifier les solutions possibles aux sujets qui se présentent au fur et à mesure.